728x90 AdSpace

  • Latest News

    Friday, 7 October 2011

    ADMINISTRASI IPNU-IPPNU

    Tujuan Pembelajaran
    1.    Peserta mengetahui pengertian dan tipologi ADMINISTRASI.
    2.    Peserta memahami ketentuan administrasi IPNU-IPPNU.
    3.    Peserta Mempraktikan cara membuat administrasi


    A.    DASAR PEMIKIRAN
    IPNU-IPPNU adalah organisasi yang memiliki aturan-aturan sebagai pijakan dalam menjalankan roda organisasi. Hanya saja perlu diingat adalah aturan itu hanyalah washilah atau sarana dalam mencapai ghoyah. Artinya jangan sampai pengurus organisasi terjebak dalam aturan-aturan yang malah menyempitkan gerak dan langkah organisasi.

    Selayaknya pula sebuah organisasi, IPNU-IPPNU memerlukan keseragaman gerak langkah yang didukung oleh administrasi yang baik. Pengelolaan organisasi secara asal-asalan tentu akan berujung pada amburadulnya perjalanan organisasi yang berimplikasi pada tidak tercapainya tujuan secara optimal. Bahkan sangat mungkin akan menimbulkan penyimpangan-penyimpangan yang tidak saja menghambat, tetapi juga meruntuhkan semua harapan-harapan yang telah dicitakan.

    Penerapan aturan administrasi juga merupakan bentuk pembelajaran langsung bagi pengurus dan anggota, kaitannya dengan beberapa hal: Pertama, penumbuhan komitmen berorganisasi secara baik dan benar dengan mempraktekkan ketundukan pada sistem. Kedua, penguasaan ketrampilan tentang tata kerja dan tata kelola berorganisasi termasuk tulis menulis dan surat menyurat. Ketiga, sarana konsolidasi dan pencapaian efektifitas organisasi.
    B.    PENGERTIAN
    Administrasi berasal dari bahasa latin : Ad = Intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.
    Pengertian administrasi dalam bahasa indonesia ada 2 (dua) :
    -    Administrasi berasaldari Bahasa Belanda “Administratie” yang merupakan pengertian administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam Bahasa Inggris disebut : Clerical Works (FX. Soedjadi , 1989)
    -    Administrasi dalam arti luas, berasal dari Bahasa Inggris “Administration” yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973).
    Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen , yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.
    Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
    C.    TUJUAN
    Dalam penyelenggaraan administrasi pada organisasi IPNU-IPPNU, keseluruhan aktivitas teknis dan tata laksana administrasi sebagai kegiatan pendukung sangat menentukan dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Karena unsur-unsur tersebut saling mendukung.
    Pimpinan atau Pengurus IPNU-IPPNU disegala tingkatan merupakan administrator dilingkungan organisasi yang dibawahinya. Mereka harus tahu komponen atau unsur administrasi dan sekaligus bagaimana cara memberikan pelayanan yang baik terhadap komponen tersebut dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
    Adapun tujuan dari Sistem Administrasi adalah :
    a.    mendukung kinerja organisasi secara umum;
    b.    menjamin penyelenggaraan administrasi yang teratur dan manajebel;
    c.    mengoptimalkan potensi kesekretariatan.

    D.    SYARAT DAN KETENTUAN ADMINISTRASI IPNU-IPPNU
    A.    Syarat
    Di dalam pengelolaannya sebuah organisasi akan berjalan secara dinamis dan stabil apabila komponen didalam organisasi, utamanya Ketua dan Sekretaris benar-benar mampu memahami tentang sistem administrasi. Ada beberapa kreteria yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang adnimistrator (dalam hal ini Sekretaris), yaitu:
    1.    Syarat Psykologis:
    •    Jujur, disiplin, Kreatif, Rajin, Tanggungjawab.
    2.    Syarat Teknis:
    •    Mengenal bentuk-bentuk surat.
    •    Mengenal dan mengerti cara menggunakan alat kantor.
    •    Mampu menyusun arsip dengan baik.
    B.    Ketentuan
    Sistem administrasi dalam organisasi IPNU diatur dalam Pedoman Administrasi IPNU dan untuk IPPNU diatur dalam Petunjuk Pelaksanaan Organisasi dan Administrasi (PPOA IPPNU) dimana keduanya memiliki ketentuan/aturan yang berbeda.
    Surat dalam Organisasi IPNU-IPPNU dikenal ada 2 kelompok besar yaitu:
    a.    Surat Tunggal yaitu surat yang dikeluarkan oleh satu organisasi, misalnya IPNU saja.
    b.    Surat Bersama yaitu surat yang dikeluarkan bersama oleh lebih dari satu unsur organisasi, misalnya IPNU dan IPPNU atau dengan organisasi lain.

    Ketentuan Administrasi IPNU-IPPNU yang kita bahas meliputi hal-hal dibawah ini:
    1. Sifat-sifat surat.   
    2. Tata aturan dan Jenis-jenis surat.    
    3. Peralatan administrasi.

    1.    SIFAT-SIFAT SURAT
    a.    Peraturan
    1.    Peraturan adalah sumber dari segala sumber hukum konstitusi IPNU-IPPNU secara legal dan baku terhadap keberadaan organisasi.

    2.    Merupakan surat yang mempunyai bentuk isi, sifat, dan tujuan tertentu, serta mengikat sebagai aturan hukum wajib yang ditaati oleh IPNU-IPPNU.Pembukaan Peraturan Organisasi IPNU-IPNU, dihasilkan melalui tingkat penetapan sebuah keputusan sesuai legimitasi sumber hukum konstitusi IPNU-IPPNU.

    b.    Keputusan
    1.    Surat yang mempunyai bentuk, isi, sifat dan tujuan serta mengikat sebagai aturan hukum pokok bagi IPNU-IPPNU. Daya ikat hukum keputusan tidak seketat peraturan.

    2.    Surat Keputusan dapat untuk keputusan secara formal terhadap keberadaan orang/kepengurusan organisasi yang setingkat di bawahnya.


    c.    Instruksi
    1.    Surat perintah untuk menjalankan hasil-hasil keputusan/rapat/peraturan;
    2.    Instruksi juga merupakan perintah untuk melaksanakan kebijaksanaan tertentu dari tingkat kepengurusan IPNU-IPPNU yang lebih tinggi ke yang lebih rendah.
    3.    Efisiensi dan efektifitas siaran, hendaknya juga melalui media cetak atau elektronika.

    2.    TATA ATURAN DAN JENIS-JENIS SURAT
    A.    Format Surat
    1.    Surat umum disusun dengan model blockstyle,
    2.    Untuk surat khusus (keputusan/pngesahan/mandat dll) ditulis dengan model fullblockstyle dengan judul center
    3.    Ukuran kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPNU dan IPPNU adalah 33x22 cm (ukuran folio). Warna kertas putih dengan jenis HVS antara 60-80 gram
    4.    Surat ditulis dengan font arial.

    B.    Model Kepala Surat
    1.    Setiap surat yang dikeluarkan, baik dari PP, PW, PC, PAC, PR ataupun PK harus menggunakan kepala surat yang tercetak.
    2.    Kepala Surat memuat:
    -    Lambang IPNU/IPPNU
    -    Tingkat kepengurusan organisasi (PP, PW,  PC dll.)
    -    Tulisan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA/IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
    -    Nama daerah kerja
    -    Alamat sekretariat lengkap
    -    Garis dobel melintang tebal dan tipis.
    -    Alamat website dibawah logo (jika punya).
    3.    Kepala Surat dicetak dengan warna dasar putih, huruf warna hitam kecuali tulisan IPNU/IPPNU berwarna hijau sedangkan Logo sesuai dengan ketentuan warna dalam peraturan organisasi.
    4.    Tulisan Kepala Surat semua berhuruf kapital, kecuali alamat sekretariat.
    Contoh :


    PIMPINAN CABANG
    IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
    KOTA MALANG
        Sekretariat : Jl. KH.Hasyim Asy’ari 21 Telp.085755556713




    PIMPINAN CABANG
     IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
    KOTA MALANG
        Sekretariat : Jl. KH.Hasyim Asy’ari 21 Telp.085755556713


    C.    Nomor, Lampiran dan Perihal Surat
    Dibawah Kepala Surat berurut dicantumkan sbb:
    Nomor    : ……………………..
    Lamp.    : ……………………..
    H a l    : ……………………..
    1.    Nomor surat terdiri dari 7 (tujuh) komponen baik untuk IPNU maupun IPPNU yang masing-masing dipisahkan dengan garis miring, seperti: A/B/C/D/E/F/G. dengan keterangan komponen sebagai berikut:
    A.    Adalah nomor urut surat keluar pada buku agenda.
    B.    Adalah kode tingkat kepengurusan dengan ketentuan:
    •    PP untuk Pimpinan Pusat
    •    PW untuk Pimpinan Wilayah
    •    PC untuk pimpinan Cabang
    •    PCI untuk Pimpinan Cabang Istimewa
    •    PAC untuk Pimpinan Anak Cabang
    •    PR untuk Pimpinan Ranting
    •    PK untuk Pimpinan Komisariat
    •    Untuk IPPNU ditambah dengan PKPT untuk Pimpinan Komisariat Perguruan Tinggi

    C.    Adalah kode indeks surat, dengan ketentuan:
    a.    Kode Indeks Umum
    IPNU    IPPNU
    A. Surat untuk internal IPNU
    B.    Surat untuk lingkungan eksternal IPNU
    C.    Surat untuk NU, banom lain, lembaga atau lajnah dilingkungan NU     A. Untuk administrasi umum.
    B. Untuk keuangan/sumbangan.
    C. Untuk departemen-departemen

    b.    Kode Indeks Keputusan (untuk IPPNU Kode Indeks Khusus)
    SK    : Surat Keputusan
    SP    : Surat Pengesahan
    Sp    : Surat pengangkatan/pemberhentian
    SRP     : Surat Rekomendasi Pengesahan
    SM     : Surat Mandat
    ST     : Surat Tugas
    Spt     : Surat Pengantar
    SKt     : Surat Keterangan
    Untuk IPPNU kode indeks khusus ditambah sebagai berikut :
    Ins. PP    : Instruksi Pimpinan Pusat
    Ins. PW    : Instruksi Pimpinan Wilayah
    Ins. PC    : Instruksi Pimpinan Cabang
    Si. PP        : Siaran Pimpinan Pusat
    Si. PW       : Siaran Pimpinan Wilayah
    Si. PC        : Siaran Pimpinan Cabang

    D.    Adalah Periodesasi kepengurusan yang sedang berjalan ditulis dalam angka romawi. Untuk IPPNU diisi dengan tahun kelahiran IPPNU, diambil dua angka terakhir dari tahur Hijriyah dan Masehi
    E.    Adalah dua angka terakhir tahun kelahiran IPNU : 73 (1373 H) dan 54 (1954 M) untuk IPPNU diisi dengan periodesasi kepengurusan yang sedang berjalan dengan angka romawi.

    F.    Adalah bulan pembuatan surat yang ditulis dengan angka romawi
    G.    Adalah dua angka terakhir tahun pembuatan surat.
    Umum          : 01/PC/A/XX/7354/I/09    ( Utk. IPNU    )
                         02/PC/A/7455/XIX/I/09    ( Utk. IPPNU    )

    Keputusan     : 03/PC/SP/XVI/7354/I/09     ( Utk.IPNU    )
    04/PC/SM/7455/XV/I/09    ( Utk. IPPNU    )

    2.    Lampiran atau disingkat Lamp. diisi apabila pada surat tersebut disertai surat-surat lain, dimana kata-kata Bendel/Lembar ditiadakan.
    a.    Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka.
    b.    Angka tersebut menunjukkan jumlah jenis/macam berkas, bukan jumlah halaman
    c.    Bila jumlah halaman ingin disebutkan, maka ditambah angka didalam kurung, misalnya, Lamp. : 2 (6), berarti jumlah lampiran 2 berkas sebanyak 6 halaman
    3.    Perihal surat atau disingkat Hal : diisi dengan inti isi atau pokok surat secara singkat dan mudah dimengerti dengan ketentuan ditulis hurup kapital tanpa digaris bawah dan tidak diakhiri dengan titik.

    D.    Alamat dan Tujuan Surat
    a.    Tujuan surat adalah sasaran surat ditujukan
    b.    Tujuan surat ditulis dengan lengkap dan jelas
    c.    Tujuan surat yang bersifat massal, jika diperlukan, dapat di sebutkan pada lampiran berikutnya
    d.    Penulisan tujuan diawali dengan kata “Kepada Yang Terhormat” atau disingkat “Yth.”
    e.    Tujuan surat ditulis dua spasi untuk IPNU dan tiga spasi untuk IPPNU di bawah perihal surat. 

    E.    Isi, Pembuka dan Penutup Surat
    a.    Isi surat merupakan uraian dari pokok hal surat. Gunakan kata-kata yang sopan, singkat mudah dimengerti dan memakai ejaan bahasa Indonesia yang benar.
    b.    Pembuka Surat dengan kalimat: Assalamu’alaikum Wr. Wb. Dan dibawahnya kalimat: Bismillaahirrohmaanirrohim, dengan digaris diantara kedua kalimat tersebut.
    c.    Kalimat Penutup adalah: Wallohulmuwafiq ila aqwamith thoriq dan dibawahnya kalimat: Wassalamu’alaikum  Wr. Wb. Dengan garis bawah diantara kedua kalimat tersebut.
    d.    Kalimat Pembuka dan Penutup digunakan setiap surat IPNU dan IPPNU, kecuali surat-surat yang bersifat keputusan.

    F.    Tanggal Surat
    a.    Tanggal pembuatan surat ditulis dibagian bawah sebelah kanan, dengan didahului nama kota;
    b.    Tanggal pembuatan surat terdiri dari tanggal, bulan, tahun hijriyah dan masehi;
    c.    Letak tanggal hijriyah di bagian atas, sedang di bagian bawahnya kalender masehi, dengan dipisah garis.
    G.    Pengirim dan Tanda Tangan
    a.    Setiap surat harus menyebut dengan jelas organisasi pengirim dan penanggung jawab surat.
    b.    Penyebutan pengirim tidak boleh disingkat, tapi dengan formasi centering.
    c.    Penanggung jawab surat adalah ketua dan sekretaris, dimana penulisan ketua disebelah kiri dan sekretaris disebelah kanan. Penulisannya dengan menggunakan hurup kapital dan di garis bawah. Apabila ketua dan sekretaris sudah mempunyai KTA harus di cantumkan.
    d.    Stempel dibubuhkan dengan menutup sedikit tanda tangan dan berada di sebelah kiri tanda tangan jika surat bersama dan ditengah-tengah antara ketua dan sekretaris bila surat tunggal. Dengan tinta warna hijau.
    Contoh:
    Malang , 26 Muharram 1430 H.
    23 Januari 2009 M.
    Pimpinan Cabang
    Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
    Kota malang

        DWI QODIR      ISMAIL HARUN
        Ketua       Sekretaris

    Malang, 26 Muharram 1432 H.
    Juni 2011 M.
    PIMPINAN CABANG
    IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
    KOTA MALANG

        RINI MULYASARI     VITA ROSIDA
        Ketua       Sekretaris
    H.    Tembusan dan Arsip
    a.    Tembusan diberikan pada badan/organisasi yang dianggap perlu untuk mengetahui.
    b.    Urutan tembusan dimulai dari tingkatan yang lebih tinggi dan ditambah dengan kata Yth.
    c.    Setiap surat harus ada arsipnya, yaitu surat yang diketik bersama aslinya (dengan karbon), untuk dijadikan simpanan/arsip. Jika tidak bisa dngan di foto copy.
    d.    Penulisan kata Arsip/Tertinggal ditiadakan.

    I.    Jenis-jenis surat
    a.    Surat Keputusan
    Surat yang mempunyai bentuk tertentu dan memuat kepala surat, konsideran, diktum, pembuka dan penutup serta alamat.
    b.    Surat Pengangkatan
    Surat yang dibuat oleh ketua terpilih secara formal bersama tim formatur konperensi periodik/rapat anggota untuk mengengkat fungsionaris dalam melengkapi kepengurusan.
    c.    Surat Pemberhentian
    Surat Pemberhentian secara formal yang dibuat/ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris setalah mengadakan musyawarah pengurus harian lengkap untuk memberhentikan personalia pengurus, karena sebab-sebab tertentu.

    d.    Surat Permohonan Pengesahan
    Surat pengajuan pengesahan kepada yang berwenang, guna mendapatkan legitimasi kepengurusan.
    e.    Surat Pengesahan
    Surat keputusan yang dipergunakan untuk mengesahkan berdirinya/reformasi pimpinan.

    f.    Surat Rekomendasi
    Surat Pengesahan sementara secara formal. Untuk rekomendasi  umum diserahkan  kebijaksanaan masing-masing tingkat kepegurusan orgnisasi IPNU-IPPNU.
    g.    Surat Mandat.
    Surat pemberian kuasa organisasi/seseorang kepada organisasi/oeang lain.
    h.    Surat Pengantar.
    Surat yang digunakan untuk mengantarkan barang atau jenis surat lain.
    i.    Surat Salinan.
    Surat yang diturun/disalin sama persis dengan aslinya. Surat ini merupakan surat yang dipergunakan untuk penggandaan yang jenisnya sebagai surat penting.
    j.    Surat Tindasan.
    Surat Tindasan/Tembusan bukan merupakan suarat turunan, jadi tembusan atau tindasan adalah surat yang diketik bersama-sama dengan yang aslinya memakai karbon.
    k.    Kerangka Acuan
    Adalah gambaran/kerangka rencana suatu kegiatan, yang berguna untuk menjelaskan secara global tentang adanya rencana suatu kegiatan secara sitematis.

    l.    Laporan
    Adalah pemberitahuan resmi organisasi yang bertanggung jawab kepada yang memiliki wewenang atas pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada pelapor.
    a.    Laporan Umum
    Laporan yang disampaikan oleh ketua dihadapan peserta Kongres/Konperensi/ Rapat Anggota sebagai laporan pertanggung jawabanorganisasi secara umum.
    b.    Laporan Khusus
    Laporan yang disampaiakn oleh ketua panitia dan atau ketua koordinator pelaksanaan kegiatan tertentu/program khusus kepada organisasi/badan/orang yang memberikan kepercayaan atau wewenang terhadap operasionalisasi kegiatan tertentu.
    c.    Laporan Berkala
    Laporan yang disampaikan oleh tingkat kepengurusan di bawah kepada tingkat yang lebih di atasnya secara berkala atau bertahap.
    d.    Laporan Program Kerja
    Laporan yang disampaiakan oleh sekretaris, bendahara, koordinator departemen kepada ketua dan atau wakil ketua koordianator program, yang selanjutnya dilaporkan pada rapat pleno.

    3.    PERALATAN ADMINISTRASI
    a.    Buku Daftar Inventaris
    Adalah buku yang mencatat barang-barang milik organisasi secara keseluruhan.

    b.    Buku Notulen
    Adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat atau diskusi.

    c.    Buku Tamu
    Adalah buku untuk mengetahui tamu-tamu yang datang dan mempunyai keperluan dengan pengurus dan atau anggota organisasi.
    d.    Buku Daftar Hadir
    Adalah buku untuk mencatat kehadiran peserta rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan dan lain-lain, baik bersifat kedalam maupun keluar.

    e.    Buku Daftar Anggota
    Buku yang memuat mana-mana anggota organisasi sebagai data autentik jumlah anggota organisasi.
    f.    Buku Daftar Kegiatan
    Buku yang mencatat setiap kegiatan organisasi, baik kedalam maupun keluar.
    g.    Buku Ekspedisi
    Buku untuk pengiriman menyeluruh barang-barang administrasi dan perlengkapan organisasi baik melalui kurir ataupun pos.
    h.    Buku Agenda
    Buku pencatatan keluar/masuknya surat untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat.
    i.    Arsip/Penyimpanan
    Adalah kumpulan surat yang disimpan baik yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi maupun tindak-tanduk organisasi.
    j.    Cap Agenda
    Cap agenda berbentuk empat pesegi panjang dan bertuliskan: Agenda
    k.    Berita Acara
    Suatu bentuk laporan yang menyatakan secara rinci saat peristiwa/kejadian yang berlangsung.
    l.    Stempel
    Adalah cap atau simbol organisasi untuk melegitimasi surat-surat atubarang tertentu, secara resmi dan harus dipakai sebagaimana mestinya menurut aturan-aturan hukum pemakaian stempel.
    m.    Papan Nama
    Adalah papan nama yang diperlihatkan secara umum didepan kantor sekretariat dana atau disalah satu tempat yang strategis dan diketahui oleh banyak orang.


    • Blogger Comments
    • Facebook Comments

    0 komentar:

    Post a Comment

    Item Reviewed: ADMINISTRASI IPNU-IPPNU Rating: 5 Reviewed By: Motivator Indonesia
    Scroll to Top